In Zeiten, in denen die Nachforderungsbeträge aus Heiz- und Betriebskostenabrechnung schwindelerregende Höhen erreichen, spielt die Einsichtnahme in die Belege zur Heiz- und Betriebskostenabrechnung eine immer größere Rolle. Der Gesetzgeber hat daher zum 01.01.2025 das Belegeinsichtsrecht des Mieters geändert.

Während bis 31.12.2024 das Recht zur Belegeinsicht aus § 259 Abs. 1 BGB hergeleitet wurde, wurde nunmehr zum 01.01.2025 in § 556 Abs. 4 BGB eine Regelung zur Belegeinsicht des Mieters geschaffen. Darin heißt es nunmehr:

• 556 BGB – Vereinbarungen über Betriebskosten

(4) Der Vermieter hat dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege zu gewähren. Der Vermieter ist berechtigt, die Belege elektronisch bereitzustellen.

Bislang war es dem Vermieter nicht gestattet, die Belege elektronisch zur Verfügung zu stellen, es sei denn, der Mieter erklärte sich hiermit ausdrücklich bereit. Vielmehr musste bis einschließlich 31.12.2024 der Mieter nach dem Gesetz grundsätzlich den Geschäftssitz des Vermieters aufsuchen, um die Belege im Original einzusehen. Etwas anderes galt nur dann, wenn dem Mieter im Ausnahmefall das Aufsuchen des Vermieters an dessen Geschäftssitz nicht zumutbar war.

1. Ort der Einsichtnahme 

An der Verpflichtung zur Belegeinsicht am Geschäftssitz des Vermieters ändert sich auch durch die neue Schaffung des § 556 Abs. 4 BGB nichts. Es verbleibt vielmehr dabei, dass weiterhin der Ort der Einsichtnahme am Geschäftssitz des Vermieters verbleibt. Etwas anderes gilt, wie bereits dargestellt nur, wenn die Einsichtnahme am Geschäftssitz dem Mieter nicht zumutbar ist oder aber die Mietvertragsparteien einen anderen Ort zu Belegeinsicht vereinbaren.

2. Pflicht zur Vorlage von Originalbelegen

Allerdings wird durch § 556 Abs. 4 BGB nunmehr die Verpflichtung des Vermieters aufgeweicht, lediglich Originalbelege vorzulegen. Vielmehr wird dem Vermieter nunmehr erlaubt, die Belege auch elektronisch bereitzustellen.

Das bedeutet für den Vermieter, dass er die Belege, auch wenn er sie ursprünglich im Original erhalten hat, nicht mehr im Original vorlegen muss, sondern auch digital vorlegen kann. Damit will der Gesetzgeber die „zeitgemäße und Ressourcen schonende“ Digitalisierung der Belege gestatten und Hausverwaltungen und Vermietern damit die Umstellung auf ein papierloses Büro ermöglichen.

Nicht gestattet wird durch die Möglichkeit der elektronischen Bereitstellung allerdings die Vorlage von analogen Kopien. Das bedeutet für den Vermieter, er kann entweder an einem Arbeitsplatz in seinem Büro die entsprechenden Belege für den Mieter bereitstellen oder aber weiterhin die Originalbelege, die er von Dritten erhalten hat, überreichen. Er kann dagegen nicht Kopien von den Originalbelegen fertigen und diese dem Mieter zur Einsichtnahme vor Ort vorlegen.

3. Belegvorlage in geordneter Form

Auch bei der elektronischen Bereitstellung der Belege muss die geordnete Form eingehalten werden. Hierzu ist zwar in der Begründung der Gesetzesänderung sowie im neu geschaffenen § 556 Abs. 4 BGB nichts zu entnehmen, es entspricht allerdings höchstrichterlicher Rechtsprechung, dass eine geordnete Form der Belege vorliegen muss. Es ist davon auszugehen, dass diese Rechtsprechung auch auf die nunmehr mögliche elektronische Bereitstellung übertragen wird. Das bedeutet auch für den Fall, dass sich die Parteien darauf verständigen, dass beispielsweise die Belege per E-Mail übersandt werden, dass diese nicht in verschiedenen E-Mail-Anhängen übersandt werden dürfen, sondern dass eine geordnete Form, also entweder eine Nummerierung oder ein Gesamtdokument, zur Verfügung gestellt werden muss.

Darüber hinaus wird man vom Vermieter verlangen können, dass dieser nicht einen Teil der Belege in analoger Form und einen anderen Teil in digitaler Form zur Verfügung stellt, sondern dass die Belege in einem einheitlichen Format zur Verfügung gestellt werden.

4. Kein Anspruch auf Zusendung von analogen oder digitalen Kopien

Wie bereits dargestellt, enthält der Gesetzeswortlaut keine Verpflichtung zur Zusendung von digitalen Kopien. Es verbleibt beim Grundsatz, dass der Ort der Einsichtnahme der Geschäftssitz des Vermieters ist. Das bedeutet auch, dass der Mieter selbst, wenn der Vermieter nur eine elektronische Bereitstellung beabsichtigt, keinen Anspruch auf beispielsweise Zusendung der digitalen Belegkopien per E-Mail oder über einen Datenraum außerhalb der Geschäftsräume des Vermieters hat. Auch ist der Vermieter weiterhin nicht verpflichtet, Kopien zu fertigen. Es mag dahingestellt bleiben, ob wirklich eine Vereinfachung dadurch eintritt, dass dem Mieter die Einsichtnahme nunmehr an einem vom Vermieter am Geschäftssitz des Vermieters zur Verfügung gestellten Computer ermöglicht wird. Denn so wird der Vermieter verpflichtet, für Belegeinsichten ein zusätzliches Gerät zur Verfügung zu stellen.

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